Excelやスプレッドシートは、業務を始めるうえで非常に便利です。すぐに作れて、項目を変えやすく、現場で改善しやすいからです。
ただし、件数や担当者が増え、複数人で同時に使うようになると、管理の難しさが出てきます。
同じ情報を何度も入力している
Excel管理が限界に近づくサインの一つは、同じ情報を複数のファイルやシートに入力している状態です。
転記が多いほど、入力ミスや更新漏れが起きやすくなります。どれが最新かわからない状態になると、確認にも時間がかかります。
- 顧客情報を複数ファイルに入力している
- ステータスを別シートにも転記している
- 集計用ファイルを手作業で更新している
- 最新版のファイルがわからなくなる
担当者しかわからない運用になっている
Excelは自由度が高い反面、作った人にしかわからない式や運用が生まれやすいです。
特定の担当者が休むと更新できない、引き継ぎに時間がかかる、式が壊れるのが怖くて触れないという状態は、業務上のリスクになります。
- 複雑な関数を一部の人しか直せない
- 入力してよい場所がわかりにくい
- ファイルを壊すのが怖くて触れない
- 引き継ぎ資料が運用に追いつかない
判断と共有が増えたら、システム化を検討する
Excel管理をすぐにやめる必要はありません。ただし、複数人での承認、権限管理、履歴管理、通知、検索、集計が重要になってきたら、システム化を検討するタイミングです。
Excelで育てた業務ルールを土台に、必要な部分からシステム化するのが現実的です。
相談先は、業務とExcelの両方を確認できるかで選ぶ
Excel業務のシステム化では、最初からすべてを置き換えるとは限りません。Excelに残す集計や一時的な作業と、複数人で共有・管理する部分を分ける必要があります。
相談先を比較するときは、製品や機能の多さだけでなく、現在のExcelや帳票を見たうえで、業務の流れ、データ移行、権限、公開後の運用まで説明できるかを確認します。
- 現在のExcel、帳票、既存システムを確認してくれるか
- 残す運用とシステム化する範囲を分けて説明できるか
- 画面や試作を使い、完成イメージを早い段階で確認できるか
- データ移行、権限、バックアップ、保守を確認するか
- 開発費と外部サービス費、保守費を分けて説明できるか
まとめ
- Excelは初期運用には向いている
- 二重入力と更新漏れが増えたら注意する
- 担当者依存が強い運用はリスクになる
- 権限、履歴、通知が必要ならシステム化を検討する
- Excelで育てた業務ルールを土台にできる
- 相談先は業務整理、移行、運用まで確認できるかで比較する
