Excelやスプレッドシートは、すぐに作れて、項目も変えやすく、現場で試しながら使える便利な道具です。
件数や担当者が増えてくると、今までのやり方では確認に時間がかかることもあります。そんなときは、困っているところから見直していけます。
同じ情報を、何度も書いていませんか
Excel管理が限界に近づくサインの一つは、同じ情報を複数のファイルやシートに入力している状態です。
転記が多いほど、入力ミスや更新漏れが起きやすくなります。どれが最新かわからない状態になると、確認にも時間がかかります。
- 顧客情報を複数ファイルに入力している
- ステータスを別シートにも転記している
- 集計用ファイルを手作業で更新している
- 最新版のファイルがわからなくなる
担当者だけがわかる状態になっていませんか
Excelは自由度が高い反面、作った人にしかわからない式や運用が生まれやすいです。
特定の担当者が休むと更新できない、引き継ぎに時間がかかる、式が壊れるのが怖くて触れないという状態は、業務上のリスクになります。
- 複雑な関数を一部の人しか直せない
- 入力してよい場所がわかりにくい
- ファイルを壊すのが怖くて触れない
- 引き継ぎ資料が運用に追いつかない
共有や確認が増えてきたら、相談してみるタイミングかもしれません
Excel管理をすぐにやめる必要はありません。ただし、複数人での承認、権限管理、履歴管理、通知、検索、集計が重要になってきたら、システム化を検討するタイミングです。
Excelで育てた業務ルールを土台に、必要な部分からシステム化するのが現実的です。
今のExcelを見ながら、相談できる相手だと安心です
Excel業務のすべてを、いきなり置き換える必要はありません。Excelに残すことと、複数人で共有しやすくすることを分けながら考えられます。
今のExcelや帳票を見ながら、業務の流れ、データ移行、権限、公開後のことまで相談できる相手かどうかも、比べるときの手がかりになります。
- 現在のExcel、帳票、既存システムを確認してくれるか
- 残す運用とシステム化する範囲を分けて説明できるか
- 画面や試作を使い、完成イメージを早い段階で確認できるか
- データ移行、権限、バックアップ、保守を確認するか
- 開発費と外部サービス費、保守費を分けて説明できるか
まとめ
- Excelは、業務を始めるときの頼もしい道具
- 二重入力や更新漏れは、見直しを考えるサイン
- 担当者だけがわかる状態から、少しずつ共有できる形へ
- 共有や履歴が必要になったときが、相談のタイミングです
- Excelで育てた業務ルールは、次の仕組みの土台になります
- 業務整理から公開後まで相談できる相手か、という見方
