今の業務を見ながら、システム化を考える

システム化の相談では、今使っているExcelや紙の帳票を見せていただくことがあります。そのままの資料が、業務を知るための大切な手がかりになります。

今の手順を残すことも、少し変えることもできます。資料を見ながら、手間が減りそうなところを一緒に探していきます。

今の手順には、残しておきたい理由があります

現在の業務手順には、過去の都合や一時的な対応が残っていることがあります。担当者が変わっても理由が説明できない項目や、誰も見ていない確認欄が残っていることもあります。

理由がわかりにくくなっている作業も、背景を伺いながら残すかどうかを考えられます。

現場の業務には例外がつきものです。ただし、例外をすべてシステムに組み込むと、画面もデータも複雑になります。

どのくらい起きるのか、仕組みに入れたほうがよいのかを伺いながら、無理のない扱い方を考えていきます。

Excel、メール、チャット、紙が混在している業務では、同じ情報を何度も入力していることがあります。システム化の目的の一つは、この重複を減らすことです。

そのためには、どの情報を最初に登録し、どこで更新し、誰が参照するのかを整理する必要があります。

システムは曖昧な業務を自動で整理してくれるものではありません。むしろ、曖昧なルールをそのまま入れると、使い方が人によってばらつきます。

最初から完璧なルールをご用意いただく必要はありません。入力、承認、権限、更新のことを、必要なところから一緒に確認します。