今の業務をそのままシステム化してはいけない理由

システム化の相談では、現在使っているExcelや紙の帳票を見せながら「これを画面にしたい」と言われることがあります。現状を見える形で共有することは大切です。

ただし、現状の帳票や作業手順をそのままシステムに移すだけでは、手間が残ったまま画面が増えることがあります。システム化は、今の業務を見直す機会でもあります。

今の手順は、そのまま要件ではない

現在の業務手順には、過去の都合や一時的な対応が残っていることがあります。担当者が変わっても理由が説明できない項目や、誰も見ていない確認欄が残っていることもあります。

それらをそのままシステムに入れると、不要な入力や分岐まで固定化されます。

現場の業務には例外がつきものです。ただし、例外をすべてシステムに組み込むと、画面もデータも複雑になります。

まずは、その例外が本当に必要なのか、頻度はどれくらいか、手作業で残してよいものかを分ける必要があります。

Excel、メール、チャット、紙が混在している業務では、同じ情報を何度も入力していることがあります。システム化の目的の一つは、この重複を減らすことです。

そのためには、どの情報を最初に登録し、どこで更新し、誰が参照するのかを整理する必要があります。

システムは曖昧な業務を自動で整理してくれるものではありません。むしろ、曖昧なルールをそのまま入れると、使い方が人によってばらつきます。

最初から完璧なルールにする必要はありませんが、最低限の入力基準、承認基準、権限、更新責任者は決めておくと導入後の混乱を減らせます。