システム開発を相談する前に用意しておくとよいもの

相談時に役立つのは、現在使っているExcel、紙の帳票、メール文面、チャットの運用ルール、既存システムの画面などです。

資料が整っていなくても問題ありません。実際に使われているものを見ることで、開発側は業務の流れや入力項目、判断ポイントを把握しやすくなります。

「管理を効率化したい」だけでは、どこから改善すべきかが見えにくいです。困っている場面を具体的に伝えると、必要な仕組みを考えやすくなります。

たとえば「毎週月曜に担当者が2時間かけて集計している」「予約変更が電話とチャットに分かれて見落とす」といった形です。

誰が使うのかだけでなく、どの業務のどの場面で使うのかを整理すると、必要な画面や権限を考えやすくなります。

利用者、利用場面、使う端末を次のように書き出しておくと、相談時に前提を共有しやすくなります。

相談前にすべてを決める必要はありません。むしろ、決まっていないことを隠すと、後から前提が変わりやすくなります。

未決事項は未決のまま共有し、どの順番で決めるべきかを一緒に整理するほうが、現実的な進め方になります。